Como utilizar o aplicativo Assinatura Digital

Com a assinatura digital, você garante mais integridade e proteção aos seus dados e informações, proporcionando segurança e eficiência em todas as suas transações.

Neste tutorial, você aprenderá como utilizar o aplicativo Assinatura Digital para enviar e assinar documentos de forma rápida e prática, por meio dos seguintes tópicos:

• Como acessar o aplicativo e suas funcionalidades
• Como adicionar um documento e solicitar assinatura

Como acessar o aplicativo e suas funcionalidades

1. No menu inicial do ERP, clique no botão “Meus aplicativos” > “Ver todos os aplicativos”. 

2. Em “Integrações”, localize o aplicativo Assinatura Digital e clique em “Acessar aplicativo”.

3. Ao acessar o dashboard do aplicativo, no menu lateral esquerdo, é possível realizar diferentes ações. Confira com a gente:

• Ao clicar em “Documentos”, você pode enviar arquivos gerados pelo ERP para assinatura ou adicionar PDFs de outras plataformas para envio;

• Em “Contatos”, você cadastra as informações de uma pessoa responsável pela assinatura de um documento, inserindo o nome, telefone, CPF e e-mail;
  • • Você também pode importar seus contatos por meio de uma planilha por meio da opção “Mais ações”;

• Em “Categorias”, é possível adicionar categorias de classificação dos documentos, permitindo, assim, que seus arquivos fiquem organizados conforme a regra do negócio;

• Ao clicar em “Relatórios”, é possível emitir relatórios de documentos e contatos;

• Já em “Usuários”, é possível adicionar novos usuários, gerenciar grupos de usuários, personalizar permissões de acesso, visualizar e editar usuários existentes.

Como adicionar um documento e solicitar assinatura

1. No menu inicial do aplicativo, caso seja seu primeiro acesso, clique em “Adicionar meu primeiro documento”.

• Caso já tenha adicionado seu primeiro documento, vá ao menu lateral e clique em “Documentos” > “Adicionar”.

2. Na tela seguinte, adicione as informações:

• Em “Anexar”, selecione o arquivo que será assinado clicando no botão “Selecionar documento”;

• Selecione o “nome do contato” que assinará o documento. Os campos restantes serão preenchidos automaticamente, caso o signatário esteja cadastrado na sua lista de contatos;
• Para adicionar novos contatos, acesse o menu “Contato > Adicionar” ou preencha os campos necessários e selecione “Cadastrar contatos”;
• Para inserir um novo contato na assinatura, clique em “Inserir novo”;
• Se você também precisar assinar o documento, clique em “Vou assinar”.

Opções

• Informe a “Categoria” do documento;
• Defina a “Data de Expiração”, que estabelece o prazo final para as assinaturas;

3. Agora, clique em “Cadastrar”.

4. Após finalizar o cadastro, o sistema exibirá uma opção para “Enviar o documento por e-mail”. Nesta etapa, você poderá personalizar o assunto e o corpo da mensagem do e-mail.

• Após configurar a mensagem, confirme o envio do e-mail clicando em “Enviar”.

5. Você será direcionado para a tela “Visualizar documento”, onde você pode acompanhar o processo de assinatura do documento para cada signatário.

• No campo “Ações”, é possível enviar mensagem por WhatsApp e e-mail do signatário, copiar o link de assinatura e baixar o documento original.

Você pode enviar documentos gerados pelo ERP para assinatura digital. Basta clicar na seta verde ao lado do lançamento e selecionar “Gerar assinatura digital”.

Essa opção está disponível para Orçamentos, Ordens de Serviço, Vendas e Contratos de Serviços.

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